E-Mails archivieren: Was nach einem leidigen und unnötigen Vorgang klingt, ist jedoch leider ziemlich wichtig! Denn laut Gesetz müssen alle geschäftsrelevanten Briefe und Dokumente sechs bzw. zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei der Aufbewahrungsfrist kommt es dabei auf dei Art des jeweiligen Dokuments an.
Das zählt auch für digitale Dokumente, die relevant sind! Dabei müssen Sie allerdings darauf achten, dass Sie sämtliche Dokumente sowie elektronischen Nachrichten unveränderlich – also vor Manipulation geschützt – und sicher aufbewahren müssen.
Gilt das nicht nur für große Unternehmen? Nein heißt die Antwort! KMUs und Selbstständige sind müssen Ihre E-Mails genauso gesetzeskonform (GoBD) archivieren.
Inzwischen gibt es genau für diese Unternehmen passende Archivierungslösungen. Sie sind gemacht für den Einsatz und für den Alltag im Büro. Sie schonen überdies Ihren Geldbeutel auf Dauer und können ganz simpel Ihre E-Mails für Sie archivieren.
Lassen Sich Datenschutz und Archivierung denn unter einen Hut bringen?
Ja, mit spezieller Software, die auf Basis von Regeln E-Mails und Dokumente löschen kann ist das umsetzbar. Und das, obwohl es erst widersprüchlich scheint.
Aber passen Sie auf!
Ein Ausdruck Ihrer E-Mails allein reicht nicht, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Denn aufbewahrt werden müssen die Originale – in digitaler Form.
Alles, was man nach dem Erwerb der Software noch braucht, ist ein kleiner Server oder ein PC, auf dem das Programm installiert und anschließend mit dem E-Mail Server verknüpft wird. Nun wird von jeder aus- und eingehenden E-Mail eine Kopie erstellt und komprimiert im Archiv gespeichert, das spart viel Platz. Sehen Sie, so einfach geht das!
Für Sie entsteht der Vorteil, dass wieder mehr Speicherplatz zur Verfügung steht, da sie ältere E-Mails aus Ihrem Postfach entfernen können. Gleichzeitig schützen Sie sich damit auch vor Datenverlust. Denn die E-Mails befinden sich im Archiv und gehen durch absichtliches oder unabsichtliches Löschen nicht mehr verloren. Des Weiteren haben Sie bei Bedarf schnellen Zugriff auf die abgelegten E-Mails.
Nicht verzagen, sondern ALRO IT fragen! Archivieren ist eines unserer vielen Steckenpferde. Sprechen Sie doch einfach mit uns darüber, wir informieren Sie gerne genauer.